Wiele firm i organizacji pożytku publicznego przetwarza informacje, które są chronione przepisami prawa. Znajdują się wśród nich europejskie rozporządzenie o ochronie danych, czyli RODO, ale również ustawy i rozporządzenia dotyczące poszczególnych dziedzin życia. Po upływie wyznaczonego czasu przechowywania takie dokumenty należy zniszczyć w bezpieczny sposób. Można zrobić to samodzielnie, ale również zamówić realizację takiej usługi w profesjonalnej firmie.
Dlaczego trzeba niszczyć dokumenty?
Istnieje wiele rodzajów dokumentów, które powinny być regularnie utylizowane ze względu na to, że zawierają wrażliwe informacje. Dotyczy to między innymi wszelkiego rodzaju danych umożliwiających szybką identyfikację. Są to na przykład adres zamieszkania czy numer konta bankowego. Utylizacji wymagają również nieaktualne informacje księgowe i kadrowe. Konieczne jest ponadto niszczenie akt sądowych czy przestarzałej dokumentacji medycznej. Usuwanie takich informacji na bieżąco zapobiega wyciekowi danych, który mógłby być niebezpieczny i doprowadzić na przykład do kradzieży tożsamości. Oprócz kwestii formalnych związanych z koniecznością dopełnienia obowiązujących przepisów, warto również wspomnieć o sprawach praktycznych. Bieżąca utylizacja dokumentów sprawia, że łatwiej jest utrzymać porządek w biurze, a także pozwala zaoszczędzić sporą ilość miejsca. W przypadku podmiotów, które przetwarzają duże ilości informacji dbanie o ład umożliwia lepszą optymalizację procesów biznesowych.
Zalety profesjonalnego niszczenia dokumentów
Profesjonalne niszczenie dokumentów jest doskonałym rozwiązaniem dla firm i instytucji. Zlecenie tego zadania zewnętrznej firmie stanowi gwarancję, że cały proces zostanie przeprowadzony z uwzględnieniem obowiązujących przepisów. Na każdym jego etapie zachowane są najwyższe standardy bezpieczeństwa. Niszczenie na zlecenie może odbyć się w siedzibie firmy w specjalnej mobilnej instalacji niszczącej, nie jest to jednak jedyna opcja. Równie dobrze sprawdzi się transport akt do specjalnej niszczarni samochodem śledzonym przez GPS. Dokumety przechowywane są w przeznaczonych do tego bezpiecznych pojemnikach, nie ma więc obaw, że poufne informacje przedostaną się do wiadomości niepowołanych osób. Warto zamówić także niszczenie danych, które zostały zapisane na nośnikach cyfrowych, takich jak dyski HDD, płyty CD i DVD. W naszej firmie posługujemy się wydajną i skuteczną metodą demagnetyzacji, która uniemożliwia ponowne odtworzenie raz usuniętych informacji. Niszczenie dokumentów jest odpowiedzialnym zadaniem, więc osoby, które się nim zajmują są zobowiązane do zachowania tajemnicy służbowej, a ponadto w razie potrzeby mogą przedstawić zaświadczenie o niekaralności. Zlecenie usługi utylizacji akt zewnętrznej firmie pozwala oszczędzić czas, ale również obniżyć koszty, ponieważ cały proces jest doskonale zoptymalizowany. Warto zapoznać się z ofertą Ekoakta, aby mieć gwarancję, że wszystko odbędzie się zgodnie z najwyższymi standardami.
