Cyfryzacja to dziś nie możliwość, a konieczność. Obejmuje ona nie tylko wdrażanie programów do zarządzania firmą czy elektroniczne przekazywanie akt urzędowych, ale również digitalizację dokumentów. Przeprowadzenie jej na własną rękę jest trudne, dlatego warto postawić na współpracę z firmą zewnętrzną. Sprawdź, czym się kierować, wybierając odpowiednią.
Dlaczego digitalizacja to zadanie dla specjalistów?
Digitalizacja dokumentów, czyli przejście w formy papierowej na elektroniczną, to złożony proces. Nie polega wyłącznie na umieszczeniu kartek w skanerze, lecz także na:
- zabezpieczeniu dokumentów na czas skanowania,
- zabezpieczeniu elektronicznej wersji dokumentu,
- prawidłowej archiwizacji dokumentów papierowych bądź ich zniszczeniu (w zależności od tego, jakie rozwiązania prawne zostały przyjęte dla poszczególnych rodzajów akt).
Ponadto w procesie digitalizacji dokumenty muszą zostać prawidłowo zeskanowane. Ucięcia i innego rodzaju ubytki rzutują na jakość, która przez cały okres archiwizacji musi być na najwyższym poziomie.
Jak wybrać firmę do digitalizacji?
Jeśli chcesz przeprowadzić digitalizację, nawiąż współpracę z firmą, która posiada w tym zakresie duże doświadczenie. Praca z dokumentacją papierową i elektroniczną nie jest łatwym zadaniem, zwłaszcza gdy przez pewien czas dysponujemy obiema wersjami jednocześnie. W digitalizacji specjalizuje się Rhenus Office Systems Poland – firma, której oferta dostępna jest na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/digitalizacja-dokumentow/. Eksperci zapewniają kompleksową opiekę nad dokumentacją w całym toku digitalizacji. Dodatkowo klienci mogą skorzystać z usługi archiwizacji i niszczenia dokumentów.
Im bliżej, tym lepiej
Przewożenie dokumentów z siedziby firmy do miejsca, w którym odbędzie się ich skanowanie, jest związane z pewnym ryzykiem. Dlatego warto nawiązać współpracę z partnerem, który ma siedzibę w pobliżu Twojej firmy. Dzięki temu akta nie będą musiały pokonywać długich dystansów, zanim dotrą do miejsca docelowego. Rhenus Office Systems Poland posiada wiele oddziałów, dzięki czemu specjaliści docierają do klientów zarówno w mniejszych, jak i w większych miejscowościach.
Brak konieczności przewożenia dokumentów to także oszczędności. Gdy akta trzeba przewieźć tylko kilka lub kilkanaście kilometrów, usługa jest tańsza. Choć kwestia odległości nie jest oczywiście kluczowa (pierwszeństwo zawsze ma wysoka jakość usług), warto zwrócić na nią uwagę w kontekście bezpieczeństwa danych i kosztów digitalizacji.
Artykuł sponsorowany
