Wiele osób działających w świnoujskich stowarzyszeniach i organizacjach, często wysyła do naszej redakcji pytanie o możliwości napisania artykułu o ich działalności. Ponieważ dziennikarze nie mogą być wszędzie, proponujemy, aby Państwo sami zadbali o promocję realizowanych inicjatyw.
Jak napisać dobrą notatkę prasową?
W krótkim instruktażu wytłumaczymy jak w prosty sposób napisać dobrą notatkę prasową, która zainteresuje dziennikarza i pojawi się w mediach. Kto może napisać notatkę prasową? Każdy! Jeżeli posiadasz ciekawe do przekazania informacje, zainteresować problemem lub pochwalić się wydarzeniem ze swojej okolicy, notatka prasowa to najlepszy sposób.
Zanim przystąpisz do pisania notatki prasowej powinieneś wiedzieć, że lokalne media mają coraz większy wpływ na kształtowanie opinii publicznej. Siła mediów może przełożyć się na pomoc w zdobyciu przychylności władz, sponsorów i społeczności.
Stwórz bazę adresów mailowych gazet do których chcesz wysłać notatkę prasową. Nie czekaj aż dziennikarz sam odkryje Twoją organizację lub pojawi się na wydarzeniu, które zorganizujesz. Sam poszukaj i nawiąż kontakt z dziennikarzami. Często obecność dziennikarza nie jest potrzebna, aby opublikować materiał prasowy. Do tego właśnie służy dobrze napisana notatka prasowa.
Pamiętaj, że w kontaktach z dziennikarzami obowiązują: prawdomówność oparta na informacji, czyli faktach a nie opiniach, powaga i wiarygodność, zwięzłość, rzetelność.
Konstrukcja notatki prasowej:
1. Tytuł
Powinien być zwięzły i ograniczać się maksymalnie do jednej linii tekstu. Zbyt długi tytuł komunikatu może spowodować konieczność jego przeredagowania ze względu na techniczne ograniczenia mediów.
2. Lead
Najważniejsze, aby zacząć tekst (a więc lead) od informacji najistotniejszych. Stosuje się w tym celu zasadę pięciu pytań: kto?, co?, gdzie?, kiedy?, dlaczego? W kolejnych akapitach podaje się fakty mniej ważne, dodatkowe.
Przykład:
W piątek Fundacja Wrocławskie Hospicjum dla Dzieci odebrała od firmy Dialog samochód – Fiata 500. Przekazano go na parkingu byłego Szpitala Kolejowego przy ul. Wiśniowej 36. Auto od razu ruszyło do pracy, aby wozić lekarzy i pielęgniarki do najmłodszych podopiecznych fundacji.
3. Tekst
Dalej można podać kolejne fakty, które opisują wydarzenie w szerszym kontekście. Notatka prasowa nie powinna być krótsza niż 500 znaków i nie dłuższa niż dwie strony (około 400 słów) To wystarczająco dużo, aby przedstawić dziennikarzowi kim jesteś, o czym informujesz i dlaczego powinno to być warte jego uwagi. Używaj krótkich zdań – są bardziej komunikatywne, staraj się nie używać żargonu. Nie pisz zbyt długiego tekstu. Powinniśmy pamiętać, aby informacje podawane były w trzeciej osobie.
4. Imię i nazwisko oraz kontakt do autora notatki prasowej.
5. Zdjęcia
Fotografie są ważnym uzupełnieniem notatki prasowej. Wysyłaj je w formacie .jpg. Gazety papierowe wymagają większej rozdzielczości zdjęć niż media elektroniczne. Pamiętaj, aby nie wysyłać zdjęć których nie jesteś autorem lub nie masz zgody osoby fotografującej. Do notatki koniecznie dołącz informację z imieniem i nazwiskiem autora zdjęć lub nazwą organizacji.
Media preferują informacje w formie elektronicznej, w formatach, które umożliwiają ich edytowanie (.doc, .rtf). Do pisania notatek prasowych używaj jednego rozmiaru i koloru czcionki, nie pisz całej notatki wielkimi literami. W mediach elektronicznych publikacja artykułów następuje praktycznie kilka godzin po przesłaniu notatki. Media papierowe kierują się innymi zasadami. Tu decydująca jest kolejność przesyłania informacji do redakcji oraz termin druku.
Wysyłając informację do gazet papierowych należy pamiętać, aby przesłać ją z wyprzedzeniem lub aby nie ukazała się za wcześnie. Sposobem na uniknięcie tego jest umieszczanie na górze napisu: „PROSZĘ NIE PUBLIKOWAĆ PRZED 27 CZERWCA” (czy inną datą, jaka Ci odpowiada)
Uwaga!
Jeśli dziennikarz podpisze Twój tekst swoim nazwiskiem, albo wykorzysta jego dużą część w swoim artykule, nie rób z tego tragedii, jeśli chodziło Ci przede wszystkim o promocję i informację. Dziennikarze często ingerują w tekst informacji, aby dostosować jego przejrzystość przekazu dla czytelnika. Podobnie jest z tytułami, które inaczej konstruuje się do artykułów prasowych, a inaczej w mediach elektronicznych.
Dlaczego nie poszło?
Często jednak, mimo spełnienia powyższych wymagań, informacje napisane przez nas z największą uwagą nadal nie są dostrzegalne w mediach. Najczęściej spowodowane jest to przez:
1. Złe wyczucie czasu:
Informacja prasowa zostaje wysłana w złym terminie: przybywa na biurko redakcji po terminie zamknięcia numeru. Poprzez częste kontakty z dziennikarzami z działów, do których kierowana będzie nasza informacja z pewnością jesteśmy w stanie dowiedzieć się, kiedy jest ostateczny termin dosłania tekstu.
2. Zły format:
Źle sformatowana informacja prasowa zwykle jest od razu odkładana na bok. Dzieje się tak najczęściej, gdy wysyłamy jedną i tę samą informację do wszystkich mediów jak leci, nie uwzględniając ich specyficznych potrzeb.
3. Nieczytelna prezentacja:
Informacja prasowa nie ma daty – nikt w redakcji nie wie, czy jest to jakaś nowa wiadomość, czy coś starego. Czasami z informacji prasowej nie wynika jasno, kto ją przesłał.
4. Nie ma elementu nowości:
Informacja prasowa nie zawiera elementu nowości, ale jest zwykłym tekstem reklamowym zachwalającym zalety konkretnego produktu lub usługi. Sekretarze redakcji uważają, że jeśli pragniesz coś reklamować, to musisz wykupić powierzchnię reklamową w danej publikacji i nie możesz oczekiwać, że uda Ci się to zrobić bezpłatnie.
5. Źle napisana informacja:
Informacja prasowa jest napisana bez związku, zawiłym językiem, zamiast zawierać bezpośrednie, zwięzłe oświadczenia. Prawdopodobnie nazwa organizacji, produktu lub usługi pojawia się za często.
6. Informacja jest pretensjonalna:
Nagłówek informacji prasowej aż krzyczy, że zawiera ona niezwykle ważne nowe wiadomości, ale rzeczywista treść nie spełnia tej obietnicy.
7. Brak cytatu:
Informacja prasowa jest prawdziwa, ale nie zawiera cytatu przedstawiciela organizacji, który
przekazałby swoją opinię na temat przedstawiony w informacji. Dziennikarz może nie mieć czasu, by szukać cytatu, który nadałby całej informacji bardziej ludzki charakter.
8. Słabe zdjęcia:
Informacja prasowa zawiera dobry materiał, ale wymaga on wsparcia w postaci dobrego zdjęcia, które pomoże ten materiał wyjaśnić. Jednak fotografia towarzysząca informacji prasowej ma złą jakość, jest czarno-biała (kiedy potrzebna jest kolorowa) lub nie pokazuje tego, co powinna itd.
